ขั้นตอนการทำงาน

รู้ตั้งแต่วันแรก
ว่าใครต้องทำอะไร เมื่อไหร่

โครงการที่ล่าช้าส่วนใหญ่ไม่ได้ช้าเพราะงานยาก แต่ช้าเพราะไม่มีใครรู้ว่ากำลังรออะไรจากใครอยู่ หน้านี้อธิบายทั้งหกขั้นตอนแบบตรงไปตรงมา รวมถึงสิ่งที่คุณต้องเตรียมและสิ่งที่เราส่งมอบในแต่ละขั้น

หกขั้นตอน

ตั้งแต่โทรครั้งแรก จนถึงรายงานปิดโครงการ

แต่ละขั้นแบ่งชัดว่าอะไรเป็นงานของเรา และอะไรที่ต้องรอจากคุณ ขั้นตอนบางขั้นจะข้ามได้ถ้างานของคุณไม่ต้องขออนุญาตหรือไม่มีงานหน้างาน

01

ประเมินโจทย์

คุยครั้งแรกเพื่อเข้าใจว่างานนี้ต้องการอะไร และตอบให้ได้ว่าเราคือคนที่เหมาะหรือไม่

1–3 วัน · ไม่มีค่าใช้จ่าย
เราทำ
  • รับฟังโจทย์ทางโทรศัพท์ อีเมล หรือประชุมออนไลน์
  • ตรวจว่ากิจกรรมเข้าข่ายต้องขออนุญาตหรือไม่
  • ประเมินว่าต้องใช้บริการส่วนไหนบ้าง และควรเริ่มจากอะไร
  • บอกตรง ๆ ถ้ามีวิธีที่ประหยัดกว่า หรือมีเจ้าอื่นที่เหมาะกว่า
คุณเตรียม
  • เล่าเป้าหมายของแคมเปญหรือระบบคร่าว ๆ
  • กรอบงบประมาณและวันที่อยากเปิดใช้งาน
  • ข้อจำกัดที่มีอยู่ เช่น ระบบเดิมที่ต้องเชื่อมด้วย

ได้อะไรความชัดเจนว่าต้องทำอะไรบ้าง ต้องขออนุญาตหรือไม่ และควรเผื่อเวลาเท่าไหร่

02

เสนอขอบเขตและราคา

สรุปเป็นเอกสารว่าจะทำอะไร ไม่ทำอะไร ใช้เวลาเท่าไหร่ และคิดเงินอย่างไร

3–7 วัน
เราทำ
  • จัดทำใบเสนอราคาแยกรายการ ระบุชัดว่าอะไรรวมและอะไรไม่รวม
  • ระบุค่าใช้จ่ายต่อเนื่องรายเดือน เช่น เซิร์ฟเวอร์ แพ็กเกจ LINE หรือค่า SMS
  • เสนอไทม์ไลน์พร้อมหมุดหมายสำคัญ
  • ปรับขอบเขตให้เข้ากับงบ หากตัวเลขยังไม่ลงตัว
คุณเตรียม
  • ผู้มีอำนาจตัดสินใจและกระบวนการอนุมัติภายใน
  • ข้อมูลบริษัทสำหรับออกเอกสาร
  • ยืนยันว่าขอบเขตที่เสนอตรงกับที่ต้องการ

ได้อะไรใบเสนอราคา ขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษร และไทม์ไลน์โครงการ

03

ขออนุญาต

เฉพาะงานที่มีการจับรางวัลหรือเสี่ยงโชค ขั้นนี้ต้องเสร็จก่อนเริ่มประชาสัมพันธ์กิจกรรม

30–45 วัน · ข้ามได้ถ้าไม่เข้าข่าย
เราทำ
  • ตรวจกติกา ของรางวัล และมูลค่ารวมให้ผ่านเกณฑ์
  • จัดทำเอกสารชุดยื่นและยื่นต่อหน่วยงานราชการ
  • ติดตามสถานะและแก้ไขเอกสารตามที่เจ้าหน้าที่แจ้ง
คุณเตรียม
  • หนังสือรับรองบริษัทและสำเนาบัตรกรรมการ
  • หนังสือมอบอำนาจ กรณีให้เราดำเนินการแทน
  • ตัวอย่างสื่อโฆษณาที่จะใช้ประชาสัมพันธ์

ได้อะไรเลขที่ใบอนุญาต และกติกาฉบับทางการที่ใช้อ้างอิงได้

04

พัฒนาและเตรียมงาน

ช่วงที่ใช้เวลามากที่สุด ทั้งงานออกแบบ งานเขียนระบบ และการเตรียมของหน้างาน

4–12 สัปดาห์ ตามขอบเขต
เราทำ
  • ออกแบบหน้าจอและ Flow การใช้งาน ส่งให้อนุมัติก่อนเขียนโค้ด
  • พัฒนาระบบและเชื่อมต่อกับระบบเดิมที่คุณใช้อยู่
  • จัดหาของรางวัล ผลิตสื่อ และเตรียมทีมหน้างาน
  • รายงานความคืบหน้าตามรอบที่ตกลงกัน
คุณเตรียม
  • ไฟล์แบรนด์ ทั้งโลโก้ สี และฟอนต์
  • ข้อมูลเชื่อมต่อระบบเดิม หรือผู้ประสานงานฝั่งไอที
  • อนุมัติงานออกแบบภายในรอบที่กำหนด

ได้อะไรระบบที่ทดสอบแล้ว สื่อที่ผลิตเสร็จ และแผนงานวันจริง

05

เปิดใช้งานและดำเนินกิจกรรม

ช่วงที่แคมเปญกำลังรัน หรือวันที่มีงานหน้างานจริง

ตามระยะแคมเปญ
เราทำ
  • เปิดระบบและเฝ้าดูช่วงวันแรกอย่างใกล้ชิด
  • ดูแลงานหน้างานและระบบลงทะเบียนในวันจริง
  • ดำเนินการจับรางวัลต่อหน้าเจ้าหน้าที่ หากมี
  • ส่งรายงานระหว่างทางให้เห็นตัวเลขตามจริง
คุณเตรียม
  • ทีมที่ดูแลการตอบลูกค้าในช่องทางของแบรนด์
  • ผู้ติดต่อเร่งด่วนสำหรับตัดสินใจระหว่างแคมเปญ
  • งบสำรองสำหรับกรณีที่ยอดผู้ร่วมเกินคาด

ได้อะไรแคมเปญที่เดินอยู่จริง พร้อมตัวเลขที่ดูได้ระหว่างทาง

06

ส่งมอบและปิดรายงาน

ขั้นที่หลายเจ้าข้าม แต่เป็นขั้นที่คุณต้องใช้ตอนรายงานผู้บริหารหรือหน่วยงานราชการ

2–4 สัปดาห์หลังจบงาน
เราทำ
  • ส่งมอบของรางวัลถึงผู้โชคดีและเก็บหลักฐานครบทุกราย
  • ส่งมอบฐานข้อมูล ระบบ และเอกสารประกอบ
  • จัดทำรายงานปิดโครงการยื่นต่อเจ้าหน้าที่ หากมีใบอนุญาต
  • อบรมการใช้งานหลังบ้านให้ทีมของคุณ
คุณเตรียม
  • ผู้รับมอบระบบและผู้ที่จะดูแลต่อ
  • ตรวจรับงานตามรายการที่ระบุในขอบเขต
  • ตัดสินใจว่าจะทำสัญญาดูแลต่อหรือไม่

ได้อะไรรายงานสรุปผล ฐานข้อมูล เอกสารปิดโครงการ และคู่มือการใช้งาน

เตรียมตัวก่อนเริ่ม

สิ่งที่ทำให้โครงการเดินเร็วขึ้น

ไม่ต้องมีครบตั้งแต่วันแรก แต่ยิ่งมีเร็วเท่าไหร่ โครงการยิ่งเดินได้เร็วเท่านั้น

ฝั่งข้อมูลและการตัดสินใจ

สองอย่างนี้คือสาเหตุที่โครงการช้าบ่อยที่สุด

  • ผู้มีอำนาจตัดสินใจคนเดียวถ้าต้องรออนุมัติหลายชั้น ควรบอกเราตั้งแต่ต้นเพื่อเผื่อเวลาไว้ในแผน
  • กติกาหรือ Business Rule ที่สรุปแล้วกติกาที่ยังไม่นิ่งทำให้ต้องแก้ทั้งระบบและเอกสารขออนุญาต
  • ผู้ประสานงานฝั่งไอทีจำเป็นเมื่อต้องเชื่อมกับ POS ฐานข้อมูล หรือระบบเดิม
  • รอบการตรวจงานที่ชัดเจนเช่น ตรวจทุกวันอังคาร เพื่อไม่ให้งานค้างรอการอนุมัติ

ฝั่งไฟล์และเอกสาร

รวบรวมไว้ล่วงหน้าได้เลย ใช้แทบทุกโครงการ

  • ไฟล์แบรนด์โลโก้ความละเอียดสูง สีประจำแบรนด์ และฟอนต์ที่ใช้ได้
  • หนังสือรับรองบริษัทฉบับไม่เกิน 6 เดือน สำหรับงานที่ต้องขออนุญาต
  • สำเนาบัตรกรรมการผู้มีอำนาจพร้อมหนังสือมอบอำนาจหากให้เราดำเนินการแทน
  • ข้อมูลลูกค้าเดิมกรณีต้องนำเข้าระบบสมาชิก ควรจัดรูปแบบเป็นไฟล์เดียวกันไว้

ระหว่างโครงการ

คุยกันอย่างไรระหว่างทำงาน

ไม่ต้องเดาว่าโครงการไปถึงไหนแล้ว เพราะมีรอบรายงานที่ตกลงกันไว้ตั้งแต่ต้น

ผู้ติดต่อ

คนเดียวตลอดโครงการ

คนที่คุยกับคุณตอนเสนอราคาคือคนเดียวกับที่ดูแลโครงการและอยู่หน้างานในวันจริง ไม่ต้องเล่าเรื่องเดิมซ้ำกับคนใหม่

ช่องทาง

ไลน์กลุ่มและอีเมล

เรื่องด่วนใช้ไลน์กลุ่มที่มีทั้งทีมเราและทีมคุณ ส่วนเรื่องที่ต้องเป็นหลักฐาน เช่น การอนุมัติงานหรือเปลี่ยนขอบเขต ใช้อีเมลเสมอ

รอบรายงาน

สรุปความคืบหน้าประจำสัปดาห์

บอกว่าสัปดาห์นี้ทำอะไรเสร็จ สัปดาห์หน้าจะทำอะไร และกำลังรออะไรจากฝั่งคุณอยู่ ทำให้เห็นทันทีว่าอะไรกำลังบล็อกงาน

เปลี่ยนขอบเขต

ประเมินผลกระทบก่อนเสมอ

เพิ่มงานระหว่างทางทำได้ แต่เราจะบอกก่อนว่ากระทบเวลาและค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ แล้วให้คุณตัดสินใจ ไม่ใช่รับปากไปก่อนแล้วส่งงานช้า

การชำระเงิน

แบ่งจ่ายตามงวดงาน

รูปแบบด้านล่างเป็นแนวทางมาตรฐาน ปรับได้ตามขนาดโครงการและเงื่อนไขของฝ่ายจัดซื้อ

งวดที่ 1 เมื่อเริ่มโครงการ หลังยืนยันขอบเขตงานและลงนามในเอกสาร เพื่อเริ่มจัดสรรทีมและจองคิวงาน
งวดที่ 2 เมื่อส่งมอบงานหลัก เมื่อระบบพร้อมทดสอบหรือสื่อผลิตเสร็จ ก่อนเปิดใช้งานจริง
งวดที่ 3 เมื่อปิดโครงการ หลังส่งมอบรายงานสรุปผลและเอกสารปิดโครงการครบถ้วน

สัดส่วนแต่ละงวดระบุไว้ในใบเสนอราคาของแต่ละโครงการ ส่วนค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายต่อให้บุคคลภายนอก เช่น ค่าธรรมเนียมราชการ มูลค่าของรางวัล หรือค่าสถานที่ จะแยกรายการให้เห็นชัดว่าเป็นค่าอะไร ไม่รวมอยู่ในค่าบริการของเรา

คำถามที่พบบ่อย

เรื่องที่ลูกค้าถามเรื่องขั้นตอน

ต้องเสียค่าใช้จ่ายตั้งแต่ขั้นตอนไหน
ขั้นประเมินโจทย์และการทำใบเสนอราคาไม่มีค่าใช้จ่าย รวมถึงการตอบว่ากิจกรรมของคุณเข้าข่ายต้องขออนุญาตหรือไม่ ค่าใช้จ่ายเริ่มนับเมื่อยืนยันขอบเขตงานและเริ่มโครงการแล้วเท่านั้น
ถ้าต้องการเร่งงานให้เร็วกว่าปกติได้ไหม
งานพัฒนาระบบเร่งได้ในระดับหนึ่งด้วยการเพิ่มคนหรือลดขอบเขตในเฟสแรก แต่งานขออนุญาตเร่งไม่ได้ เพราะขึ้นกับคิวของเจ้าหน้าที่ สิ่งที่เราทำได้คือช่วยลดรอบการแก้เอกสารซึ่งเป็นสาเหตุที่ทำให้ช้าที่สุด
ถ้าอยากเปลี่ยนขอบเขตงานระหว่างทาง
ทำได้ เราจะประเมินก่อนว่ากระทบเวลาและค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ แล้วส่งเป็นเอกสารให้ยืนยัน การเปลี่ยนที่กระทบมากที่สุดคือการเปลี่ยนกติกาหลังยื่นขออนุญาตไปแล้ว เพราะต้องยื่นใหม่ทั้งชุด
ระหว่างโครงการจะรู้ได้อย่างไรว่าไปถึงไหนแล้ว
มีสรุปความคืบหน้าประจำสัปดาห์ที่บอกทั้งงานที่เสร็จ งานที่กำลังทำ และรายการที่กำลังรอจากฝั่งคุณ สำหรับโครงการที่มีระบบ เราเปิดให้ทีมคุณเข้าดูตัวระบบระหว่างพัฒนาได้ ไม่ต้องรอจนถึงวันส่งมอบ
หลังส่งมอบแล้วยังติดต่อได้ไหม
ได้ มีระยะรับประกันตามที่ระบุในสัญญาซึ่งครอบคลุมการแก้ไขข้อผิดพลาดของระบบ หลังจากนั้นเลือกทำสัญญาดูแลรายปีหรือเรียกใช้เป็นครั้ง ๆ ก็ได้ ส่วนแคมเปญที่กำลังรันอยู่จะมีช่องทางติดต่อเร่งด่วนแยกต่างหาก
ถ้าโครงการต้องหยุดกลางคัน
คิดค่าใช้จ่ายตามงานที่ทำไปแล้วจริง และส่งมอบทุกอย่างที่ทำเสร็จให้ ทั้งไฟล์ออกแบบ ซอร์สโค้ด และเอกสาร ส่วนค่าใช้จ่ายที่จ่ายต่อให้บุคคลภายนอกไปแล้ว เช่น ค่าธรรมเนียมราชการหรือของรางวัลที่สั่งซื้อแล้ว จะเป็นไปตามเงื่อนไขของผู้ให้บริการรายนั้น

เริ่มจากขั้นที่ 1

เล่าโจทย์มา
ขั้นประเมินไม่มีค่าใช้จ่าย

ไม่ต้องมีข้อมูลครบก็คุยได้ บอกแค่ว่าอยากทำอะไร มีกรอบเวลาแค่ไหน แล้วเราจะบอกว่าต้องผ่านขั้นตอนไหนบ้าง ใช้เวลาเท่าไหร่ และควรเริ่มเตรียมอะไรก่อน

ผมสนใจเรื่อง

ขออนุญาตชิงโชค ระบบสมาชิก LINE OA SMS / อีเมล ของรางวัล งานอีเวนต์ ยังไม่แน่ใจ

โทรเลย · ปรึกษาฟรี

083-555-1569 จันทร์–ศุกร์ 09:00–18:00 น. คุยกับทีมที่ดูแลโครงการจริง ไม่ใช่คอลเซ็นเตอร์
ทักไลน์ @nipponidea

ตอบกลับภายในวันทำการ หรือโทรหาเราได้ทันทีที่เบอร์ด้านบน